BBU: Neue Informationen zur Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung

Der Verband Berlin-Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.V. (BBU) hatte im Sommer 2017 auf die Neuregelungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG 2018) hingewiesen. Hierzu hatte der GdW ein Rundschreiben vom 23. Juni 2017 veröffentlicht, das den Mitgliedsunternehmen zugänglich gemacht wurde.

Der GdW hat zu den Neuregelungen am 16. Januar 2018 einen Workshop mit Experten abgehalten und die wesentlichen Ergebnisse in einem aktuellen Rundschreiben vom 6. Februar 2018 zusammengefasst und erste Handlungsempfehlungen für die Wohnungsunternehmen gegeben.

Neu ist, dass der Verantwortliche, also die Unternehmensleitung (Vorstand/Geschäftsführung) für die Einhaltung der Anforderungen der DS-GVO verantwortlich ist und deren Einhaltung nachweisen können muss (Rechenschaftspflicht, Beweislastumkehr). Als erste Schritte werden im Rundschreiben genannt:

  • Bestellung eines Datenschutzbeauftragten und eines Vertreters sowie bei externen Datenschutzbeauftragten eines internen Ansprechpartners
  • Erarbeitung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten
  • Erstellung und Bereitstellung von Informationshinweisen zur Datenerhebung
  • Mitarbeiterschulung
  • Anpassung der Verträge mit Unternehmen, die in Ihrem Auftrag Daten verarbeiten (Auftragsverarbeiter)
  • Anpassung der Verpflichtung auf Datengeheimnis
  • Überprüfung und Anpassung der Webseite (Datenschutzerklärung, Impressum)
  • Erstellung von notwendigen Dokumentationen, wie z. B.: IT-Infrastrukturübersicht, Backupkonzept, Notfallplan, –
  • Passwortrichtlinie und Umgang mit Passwörtern, Archivierungs- bzw. Löschkonzept, Richtlinien und .
  • Arbeitsanweisungen etc. und die Vornahme der entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)

Im Rundschreiben sind weitere Einzelheiten zu diesen Punkten ausgeführt. Der GdW stellt außerdem verschiedene Muster als Anlagen zur Verfügung, u.a. für einen Teil eines Verfahrensverzeichnisses, einen Fragebogen für Mietinteressenten, ein Informationsblatt für Mietinteressenten sowie SCHUFA-Hinweise zu Mietanträgen und SCHUFA-Informationen und eine Verpflichtung auf die Vertraulichkeit.

Sämtliche Anlagen dienen als erste Orientierung und werden weiter abgestimmt. Sie müssen auf die Besonderheiten im jeweiligen Unternehmen angepasst werden.

2018-02-06_gdw_rs_datenschutzgrundverordnung_-_informationen_ueber_erste

anlage_1_gdw-musterwohnmandant_wohnungsvergabeinteressentenverwaltung

anlage_2_fragebogen_fuer_mietinteressenten

anlage_3_informationsblatt_mietinteressenten

GDD-Praxishilfe_DS-GVO_5

2018-03-14_AH_83__Datenschutzgrundverordnung

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